Miten tehdään oppimisstrategia – Case Waka Kotahi
Jotta osaamisesta ja oppimisesta voidaan saada todellinen menestystekijä ja kilpailuetu, osaaminen ja oppiminen tulee nähdä osana liiketoimintastrategiaa ja niiden johtamiselle kannattaa luoda oma alastrategia. Esimerkkinä oppimisstrategian luomisesta esittelemme uusiseelantilaisen Waka Kotahi -liikenneorganisaation oppimisstrategian syntyprosessin. Waka Kotahilla onnistuttiin luomaan oman organisaation kesken omalle organisaatiolle oppimisstrategia, jonka työntekijät ovat ottaneet omakseen.
Waka Kotahi NZ Transport Agency on uusiseelantilainen julkinen organisaatio, joka edistää turvallista ja toimivaa maaliikennettä, vastaa kuljettajan ja ajoneuvojen luvista, sekä hallinnoi Uuden-Seelannin valtatieverkostoa. Organisaatiossa on yli 2000 työntekijää ja paljon eri toimintoja, eli organisaatio on hyvin monitahoinen. Organisaation visio on luoda maaliikennejärjestelmä, joka liittää yhteen ihmisiä, tuotteita, paikkoja ja tavaroita turvallisesti ja tehokkaasti – jotta ihmiset voivat elää hyvää elämää.
Syy siihen, miksi Waka Kotahilla haluttiin luoda oma osaamis- ja oppimisstrategia, on että alettiin tunnustaa yhä vahvemmin osaamisen ja oppimisen strateginen merkitys. Organisaatiossa sisäistettiin, että oikeastaan mitään uutta ei voi tehdä ilman uuden oppimista. Alettiin pitää selvänä, että jotta kaikki organisaatiossa työskentelevät yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi ja jotta voidaan menestyä, tarvitaan strategia, joka kokoaa yhteen keinot osaamisen kehittämiseen ja kristallisoi, mitä osaamisen ja oppimisen suhteen halutaan saavuttaa pitkällä tähtäimellä. Yhtenäisen osaamis- ja oppimisstrategian avulla oppimisen ja kehittymisen asiantuntijat pystyvät aktiivisesti tukemaan ihmisiä niin, että he samalla toimivat koko organisaation hyväksi.
Kesti noin kaksi vuotta siitä, kun organisaatiossa alettiin miettiä oppimisstrategian laatimista sen lanseeraukseen. Oppimisstrategian luomiseen liittyi suuresti myös keskitetyn oppimisen ja kehittymisen osaston muodostaminen. Aiemmin Waka Kotahilla oli eri toiminnoilla omat L&D-tiiminsä, ja eri tiimeissä yritettiin käytännössä ratkaista hyvin samanlaisia ongelmia, vain hieman erilaisilla tavoilla ja tuloksilla. Keskitetyn L&D-osaston myötä voitiin selkiyttää toimintatapoja ja auttaa kaikkia oppimisen asiantuntijoita kehittymään, sekä saatiin yhtenäistettyä niin työn laadukkuutta, saavutettavuutta kuin kestävyyttäkin.
”Oppimisstrategia tulee muodostaa organisaation kanssa organisaatiolle – sitä ei voi ottaa valmiina tai ulkopuolelta”
Oppimisstrategian luominen ja keskitetyn L&D-osaston muodostaminen jakautui viiteen vaiheeseen: strateginen suunnittelu, yhteen tuleminen, jalostaminen ja yksinkertaistaminen, tulevaisuuden muotoilu sekä brändi ja vaikutus. Eri vaiheet liittyvät toisiinsa ja ovat osittain päällekkäisiä.
Strateginen suunnittelu (Strategic planning)
Prosessi aloitettiin tarkalla suunnittelulla, projektinjohtamisella ja muutosjohtamisen strategialla, jolla tuettiin oppimisen asiantuntijoiden siirtymistä uuteen tilanteeseen. Määriteltiin tarpeellisia aikajanoja ja välitavoitteita. Strateginen suunnittelu jatkui koko prosessin ajan aina tarpeen mukaan.
Yhteen tuleminen (Coming together)
Oppimistoimintojen yhdistäminen. Mietittiin yhdessä, keitä uudella oppimisen ja kehittymisen osastolla on, mitä siellä tehdään, kuinka ja minkä parissa kaikki työskentelevät, ja kuinka työsuunnitelmat tulevat yhteen. Ihmisiä tuettiin vanhojen suhteiden ylläpidossa ja uusien muodostamisessa. Keskiössä oli ihmislähtöisyys.
Jalostaminen ja yksinkertaistaminen (Refining and simplifying)
Yksi komplekseimmista vaiheista. Prosesseja ja rakenteita piti säästää, poistaa, muuttaa, parannella, tai tuoda niiden tilalle uusia. Oppimisen ammattilaiset tulivat erilaisista taustoista ja tiimit olivat tottuneet työskentelemään erilaisilla tavoilla. Näitä eri vivahteita ei haluttu riisua pois, mutta oli tärkeää selvittää, miten kaikki voivat tehdä yhteistyötä uudessa tilanteessa – myös etänä ja koronaeristysten aikana, mikä oli itsessäänkin haaste. Myös teknologian kanssa työskenneltiin, sillä teknologisten vaatimusten muututtua tarvittiin mm. edistyneempiä luovia teknologioita ja parempaa prosessointivahvuutta.
Tulevaisuuden muotoilu (Frame for the future)
Liittyy vahvimmin itse oppimisstrategiaan ja sen rakentamiseen. Tulevaisuuden muotoilu oli alkanut jo prosessin alussa, keskusteluja oli käyty jatkuvasti ja ne jatkuivat yli muutoksen. Tulevaisuuden hahmotteluun haluttiin panostaa ja siihen haluttiin käyttää tarpeeksi aikaa. Tätä vaihetta varten odotettiin myös organisaation liiketoimintastrategioiden tarkennuksia.
Oppimisstrategiaa muotoiltiin sovittamalla yhteen
ulkopuolista neuvontaa
kansainvälistä tutkimusta oppimisesta ja kehittymisestä
kansainvälistä tutkimusta organisaatioon vaikuttavista tulevaisuuden muutoksista (Millainen digitaalinen maisema tai viestintämaisema tulee olemaan? Mitä kuljetuksissa tulee ehkä tapahtumaan?)
organisaation oppimiseen liittyviä asioita, kuten haasteita ja onnistumisia
muiden Waka Kotahin strategioiden syvällistä tutkimusta, sekä myös
ulkopuolisten strategioiden tutkimista.
Tulevaisuutta hahmoteltaessa kuviteltiin tulevaisuus Waka Kotahilla, jossa oppiminen toimii, tietoa jaetaan ja kaikki sujuu erinomaisesti. Miltä se näyttäisi ja mitä ihmiset tuntisivat? Sitten mietittiin, miten sinne voidaan päästä: Mitä pitäisi tehdä, minkä pitäisi muuttua? Näin saatiin muotoiltua oppimisstrategian keskeiset teema-alueet.
Brändi ja vaikutus (Brand and influence)
Viimeinen vaihe liittyy brändin rakentamiseen ja viestintään – asioita, joiden merkitystä ei kannata koskaan aliarvioida. Vaihe on edelleen käynnissä organisaatiossa.
Waka Kotahilla ymmärrettiin oppimisen strateginen merkitys ja haluttiin panostaa oppimisstrategian muodostamiseen, jotta organisaatio voi uudistua, innovoida ja kulkea kohti visiotaan. Oppimisstrategiassa kaikkein kriittisintä on, että se on muodostettu organisaation ihmisten kanssa organisaatiolle, ja että se sopii organisaation kontekstiin ja tarpeisiin. Sitä ei voi ottaa valmiina tai ulkopuolelta.
Teksti on kirjoitettu Learning Uncut -podcastin jakson 103 -pohjalta. Jos Sinua kiinnostaa Waka Kotahin oppimisstrategian keskeiset teema-alueet, löydät ne tiivistettynä täältä.